À l'approche de la généralisation de la facturation électronique, beaucoup de dirigeants commencent par les mêmes questions. Quelle Plateforme Agréée (PA) choisir ? Faut-il changer de logiciel ? Comment les factures seront-elles transmises ?
Les entreprises que nous accompagnons arrivent souvent avec ces interrogations. Pourtant, les premiers échanges portent rarement sur le choix d'un outil. Ils commencent plutôt par une question beaucoup plus simple : comment les documents circulent-ils aujourd'hui dans l'entreprise ?
La réponse réserve parfois quelques surprises.
Derrière une facture, un processus déjà bien engagé
Une facture fournisseur n'est jamais un document isolé. Avant son arrivée, il y a souvent un devis, une commande, un bon de livraison, plusieurs échanges avec le fournisseur ou une validation interne. Après son traitement viennent le paiement, le rapprochement comptable, l'archivage et parfois une recherche plusieurs mois plus tard.
La facture ne représente finalement qu'une étape d'un processus plus large.
Dans certaines entreprises, les factures arrivent exclusivement par mail. Dans d'autres, elles sont téléchargées depuis plusieurs portails fournisseurs. Certaines sont encore imprimées pour être validées, d'autres sont enregistrées sur un serveur ou dans différents dossiers partagés.
Ces habitudes répondent généralement à un besoin précis au moment où elles sont mises en place. Au fil des années, elles se superposent. Individuellement, elles fonctionnent. Collectivement, elles compliquent parfois le traitement de l'information.
Une vision d'ensemble qui manque souvent
Lors de nos premiers accompagnements, un constat est revenu à plusieurs reprises. Chaque collaborateur connaît parfaitement sa partie du processus. En revanche, il est souvent plus difficile d'avoir une vision complète du parcours d'un document, depuis sa réception jusqu'à son archivage. C'est à ce moment-là que les premières questions apparaissent.
- Qui reçoit les factures ?
- Qui les valide ?
- Comment sont-elles transmises à la comptabilité ?
- Où sont-elles archivées ?
- Combien de temps faut-il pour retrouver un bon de commande associé à une facture reçue plusieurs mois auparavant ?
Ces questions concernent bien davantage que la comptabilité. Elles touchent à l'organisation de l'entreprise dans son ensemble.
Il n'est d'ailleurs pas rare qu'une facture soit recherchée plusieurs minutes avant d'être retrouvée dans une boîte mail, enregistrée sous un autre nom ou déjà présente dans un dossier différent. Ce type de situation paraît anodin. Répété plusieurs fois par semaine, il représente pourtant un temps perdu que l'on finit par ne plus remarquer.
Les premiers gains proviennent rarement des outils
Le choix d'une Plateforme Agréée ou d'une nouvelle solution informatique fait naturellement partie du projet. Notre expérience montre cependant qu'il intervient dans un second temps. Avant cela, il est utile d'observer les processus existants.
- Comment les documents circulent-ils ?
- Quelles validations sont réellement nécessaires ?
- Où se produisent les doubles manipulations ?
- Quelles informations sont ressaisies alors qu'elles existent déjà ailleurs ?
Cette analyse met régulièrement en évidence des situations très concrètes : une validation qui attend le retour d'un responsable absent, une même information saisie dans plusieurs applications ou encore un document imprimé uniquement pour être numérisé quelques minutes plus tard.
Autant d'habitudes qui se sont installées progressivement et qui peuvent être simplifiées.
Choisir les solutions les plus adaptées
Toutes les entreprises n'ont pas les mêmes besoins. Certaines souhaitent fluidifier leurs échanges avec leur expert-comptable. D'autres cherchent à automatiser leurs circuits de validation, mieux partager les documents entre plusieurs sites ou retrouver plus rapidement une information. Les outils doivent accompagner ces objectifs.
Selon les besoins, une plateforme comme Pennylane, une solution de gestion documentaire telle que Zeendoc ou d'autres applications pourront répondre plus efficacement à certaines problématiques. Une même solution peut d'ailleurs produire des résultats très différents selon la manière dont elle est déployée et intégrée dans les processus de l'entreprise.
Une démarche construite autour de votre organisation
Chez Mozaik Expert, nous abordons la facturation électronique comme un projet d'organisation avant d'être un projet informatique. Nous analysons la manière dont les documents circulent, les habitudes de travail qui se sont installées, les étapes de validation, les échanges entre les équipes et les éventuelles pertes de temps.
Cette réflexion permet ensuite de construire une organisation plus fluide et de retenir les solutions les plus adaptées à votre activité, qu'il s'agisse d'une plateforme comptable, d'une solution de gestion documentaire ou d'un circuit de validation automatisé.
Une échéance qui peut laisser une trace durable
Dans quelques années, la facturation électronique fera partie du quotidien de toutes les entreprises. Les entreprises qui auront profité de cette évolution pour revoir leurs processus retiendront souvent autre chose que le simple changement de mode de transmission des factures. Elles disposeront d'une organisation plus lisible, de documents plus faciles à retrouver, de circuits de validation plus fluides et d'une information qui circule plus efficacement entre les collaborateurs.
C'est cette démarche que Mozaik Expert propose d'accompagner : faire de la facturation électronique le point de départ d'une réflexion plus large sur l'organisation et les flux documentaires de votre entreprise. Contactez-nous